こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、kintoneのアクセス権を設定するときに注意すべきところをご紹介します。
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それでは、本題に入ります！
アクセス権とは
kintoneでは様々なデータをアプリで管理しますが、全てのユーザーが全てのアプリを自由に閲覧したり編集したりして良いということは、なかなかありません。
会社毎に決められたルールに基づいて、データへのアクセスを制限していると思います。
例：役員だけがアクセスできるデータ、申請や承認に関係する人だけアクセスできるデータなど
こういったデータへのアクセスを制御できる機能がkintoneにはあり、アクセス権の設定がそれにあたります。
アクセス権の設定（kintone公式ページ）
注意すべき設定
便利な機能ではありますが、正しく設定できていないと情報漏洩や誤ったデータの削除に繋がり、とても大きな影響が出ることもあります。
①例えば、あるユーザーに削除のアクセス権を設定したいとします。
以下のようにアプリのアクセス権で削除にチェックを付けるのですが、削除だけでなく閲覧にもチェックが付いてしまいました。
アクセス権には付与することで他のアクセス権も一緒に付与されるものがあるのです。
レコードを削除するには閲覧もできないと、ということで一緒に付与されると考えられますが、削除だけを許可しようとしたつもりが他のものも一緒にできるようになってしまうと、意図しないデータへのアクセスに繋がってしまいます。
②他の例では、明示的にアクセス権を許可したくないユーザーに対してアクセス権を空で設定しようとしたときに、以下のように管理だけチェックが残ってしまっているような場合です。
閲覧が付いていないので佐藤さんはこのアプリにアクセスしても以下のような画面になり、一見大丈夫そうに思えます。
ですが、管理のチェックはついているので佐藤さんがアプリの設定画面のURLをブックマークなどをしていた場合、設定画面には入ることができてしまいます。
通常、アクセスを許可したくない場合にはアクセス権自体を削除すればよいのですが、グループでまとめてアクセスを許可をしたけれどもそのグループ内の特定のユーザーだけには許可したくないという場合にこのような設定もあるかもしれません。
いずれにしても、正しくアクセス権が設定されているのか注意深く確認することが重要です。
プラグイン
アクセス権の設定を定期的に確認することはとても重要ですが、アプリ数やユーザー数が多いととても面倒な作業になってしまいます。
そんな時、プラグイン「EMdocMaker」を使うとかなり時間短縮をすることができます。
EMdocMakerは、アプリやkintoneの管理者・開発者向けのプラグインなのですが、その機能の一つにアクセス権の管理機能があります。
以下のようにユーザー・組織・グループを選択することで、選択された対象が各アプリに対してどのようなアクセス権を持っているのかを一気に確認することができます。
kintone標準機能ではこのようなことはできず、アプリ毎にアクセス権を確認していく必要があり、アプリ数が3桁ともなれば大変な労力がかかります。
また、EMdocMakerではアクセス権の確認だけでなく、その場でアクセス権を変更したり時間を指定して変更予約をすることもできます。
その他にも、EMdocMakerにはkintone標準ではできないアプリ管理に役立つ機能がたくさんあります。
またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。
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