kintoneでフィールドの選択肢を削除したときの注意点

こんにちは、エムザス ITサービス部です。

今回は、kintoneのアプリ開発をしているときに遭遇して分かったkintoneの仕様についてご紹介します。

事象

選択肢を含むフィールド（チェックボックスや複数選択など）をアプリに配置し、実際にアプリの運用をしていました。
運用後しばらくしたときに、データのバックアップをするために「ファイルに書き出す」を使ってCSV出力を行いました。
その際、不要になったフィールドの選択肢を削除することも同時に行ったのですが、発見があったのはこのタイミングで、実際に出力されたCSVファイルを確認してみると、削除したはずの選択肢がCSVファイルに出力されていました。

削除した選択肢はCSVファイルに出力されない想定でいましたので、このアプリ特有の事象なのか仕様を確認するべく、以降で再現を試みました。

再現

似たようなアプリを作成して事象を再現させてみます。
部署（チェックボックス）、担当地域（複数選択）を配置したアプリを作成しました。

この状態で1件だけレコードを追加し、ファイルに書き出しをします。
以下が出力したCSVファイルです。

部署の選択肢が3つ、担当地域の選択肢が4つ記載されています。

次に、アプリの設定から選択肢を削除します。

部署から人事部を、担当地域から千葉と埼玉を削除しました。
いずれも現在レコードのデータとして使われていない選択肢です。

この状態でファイルに書き出しをします。
以下が出力したCSVファイルです。

見た目が先ほどと変わらないのですが、選択肢を削除しデータが残っていない場合でもCSVファイルには出力されることが確認できました。

仕様

再現することは確認ができたので、この事象に関する情報を調べてみました。
kintone公式のヘルプページの補足部分にこの事象についての記載を確認することができました。
どうやら削除した選択肢がCSVファイルに出力されることは仕様のようで、理由については特に明記されていませんでした。

このような仕様になっているのは以下の別の仕様が関係していると考えられます。

上記のヘルプページにもある通り選択式フィールドの選択肢を削除してもレコードのデータはそのままになります。
例：再現で作成した田中太郎のレコードは営業部が選択されていますが、この状態で部署フィールドの選択肢「営業部」を削除しても、田中太郎のレコードの部署は営業部のままということです。
この仕様によりデータはそのままなので選択肢もそのまま、内部的には値を保持しておく必要があると考えられます。

課題

使用していない選択肢が出力されても特にデータに悪影響を及ぼすことなどは無さそうですが、数が多くなってくるとCSVファイルが見づらく、編集してファイルから読み込むときに不要な選択肢があるとミスのもとにもなります。

ただ、仕様としてこのようになっているので、これをきれいにするためにはフィールドを新しく作り直すしかないようです。
既存のデータをCSVファイルに出力し、フィールドを作り直してデータを入れなおすことが必要になりますが、運用しているアプリのデータの入れ替えという大きな作業が発生するため実際にそこまでするかどうかは、不便さと天秤にかけてということになるでしょうか。

プラグインの紹介

今回の件のようにフィールドの追加・削除を運用中のアプリにする場合、特に削除は気を使わなければなりません。
そのようなときに活用できるのがエムザスが開発しているEMdocMakerというプラグインです。
EMdocMakerはアプリ同士の連携状態が確認できるアプリ関連図や、アプリの設定内容をExcelファイル（アプリ定義書）として書き出したりそのアプリ定義書を読み込むことでアプリの設定を変更できる機能を搭載しています。
このプラグインを使えばどのタイミングでどのような設定が変更されたのかということを、ドキュメントとして残しておくことができ、削除してしまった選択肢を元に戻したいときにも活用できます。
アプリの管理や設計・開発をしている人には必須といってもよいほどの機能を備えています。

またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。

SI（システムインテグレーション）

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