こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、プロセス管理のステータスを作業者以外が進めることができるようになったkintoneのアップデートをご紹介します。
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それでは、本題に入ります！
アップデートについて
作業者以外がステータスを変更できるようにするアップデートは、2025年6月に実施されています。
公式のアップデート情報ページはこちらです。
アップデート前までは、プロセス管理で作業者に指定されているユーザー以外がステータスを進めるということは基本的にできませんでした。
しかし、このアップデートによって作業者に指定されているユーザー以外でもステータスを変更することができるようになりました。
変更ができるといっても自由に変更ができるわけではなく、事前に設定したユーザー・範囲でのみ変更が可能になります。
設定画面
実際に設定ができる画面を見てみます。
プロセス管理の実行後のステータスの下に「作業者以外でも実行できるアクションを作成する」というものがあります。
ここから設定が可能になっています。
高度な設定など別の箇所で設定する必要はないようです。
試しに、承認依頼をした本人がその承認依頼を取り消せるように設定をしてみました。
本来の流れでは承認をしたら承認完了となってプロセスが終了しますが、取り消すアクションを追加したことによって作成者であれば未承認まで戻すことができるようになっています。
フロー図を確認すると取り消すルートが追加されていることがわかります。
ただ、フロー図には作業者が表示されないので、承認者が差し戻しや却下をするルートと同じ表示になります。
設定を確認すれば作業者以外が実行できることがわかるのでよいのですが、フロー図でもわかるようになると嬉しいなと思っています。
実施結果
設定をしたので実際にステータスを変更して動きをみてみます。
登場人物は、佐藤さんと試験太郎さんです。イメージとしてはとてもシンプルで、
①佐藤 承認依頼→ 試験太郎
（未承認 → 承認待ち）
②佐藤 取り消し
（承認待ち → 未承認）
佐藤さんが承認依頼をして、自分で何か間違いに気づいて取り消すという流れです。
まずは佐藤さんがレコードを作成しました。
この状態では、作成者である佐藤さんは承認を依頼することができます。
承認を依頼するを実行してみます。
承認者である試験太郎さんからこのレコードを見てみると、ステータスが承認待ちになっており承認するが実行できるようになっています。
本来は試験太郎さんの承認を待つことしかできませんが、設定をしているおかげで佐藤さんの取り消しが可能になっているはずです。
設定をした通り、佐藤さんの画面では取り消すが実行できるようになっています。
取り消すを実行してみます。
ステータスが未承認に戻り、再度承認を依頼することができるようになりました。
ちなみに、ステータスの履歴から作業した人を確認することができるので、承認者によって申請を却下されたのか自分で取り消したのかの判別が可能になっています。
このアップデートが入る前には、ステータスを進めた後に間違いに気づいたり変更をしようと思っても、承認者に差し戻ししてもらうまではレコードをいじれず、承認者が休みのときや業務時間外だと対応が遅れがちになることもありましたが、この画期的なアップデートでそのような心配もなくなりました！（事前に設定しておけばですが・・・・・・）
効果的な使い方
今回はステータスを戻すという観点でみていきましたが、それ以外にも代理承認をしたり承認をスキップしたりいろいろな使い方が考えられそうです。
参考になるページはこちらです。
プラグインの紹介
プロセス管理のフロー図はkintone標準のプロセス管理設定画面で確認ができますが、エムザスが開発しているEMdocMakerというプラグインでも確認ができます。
EMdocMakerはプロセス管理図以外にも、アプリ同士の連携状態が確認できるアプリ関連図や、アプリの設定内容をExcelファイル（アプリ定義書）として書き出したりそのアプリ定義書を読み込むことでアプリの設定を変更できる機能を搭載しています。
アプリの管理や設計・開発をしている人には必須といってもよいほどの機能を備えています。
またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。
SI（システムインテグレーション）
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