こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、kintoneを利用中に実際に遭遇した出来事について書いていきたいと思います。
もしかしたら、kintoneをお使いでない人も遭遇したことがあるかもしれません。
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それでは、本題に入ります！
事象
kintoneのアプリでレコードの追加や編集をしたい場合、＋ボタンを押して1件ずつレコードを追加したりレコードの詳細画面から1件ずつ編集をすることができます。
件数が少なければそれでも対応可能ですが、数十件、数百件のレコードを編集する必要がある場合、一々編集していては大変です。
そういう場合には、”ファイルから読み込む”を使って一気にレコードを編集しましょう。
アプリのアクセス権で許可されていれば、一覧画面から利用できます。
”ファイルから読み込む”を使うと最大10万レコードの編集が一度にできます。
細かい利用方法は公式説明ページからご確認ください。
今回はこの機能を使ったときに遭遇したものです。
具体的には、以下の順番で操作しました。
① ”ファイルに書き出す”を利用してアプリのデータをCSVファイルに出力。
② 出力したファイルを編集。
③ 編集したファイルを”ファイルから読み込む”を利用してアプリのデータを編集。
④ ②で編集したファイルのシートが消えている。
既にアプリに存在するデータを編集する場合に、よく行われる手順だと思います。
実際にやってみます。
以下のような社員情報アプリを用意します。
まず”ファイルに書き出す”を利用してCSVファイルにデータを書き出します。
書き出したデータが以下です。
このとき、このCSVファイルを直接編集してアプリに読み込ませてもよいのですが、元データをバックアップとして残しておくため、シートをコピーして読み込ませたい編集後データと元データを用意しました。
今回は佐藤一郎さんの部署を営業部に変更しました。
それではこのCSVファイルを使ってアプリにデータを読み込みます。
無事に読み込みが完了しました。佐藤一郎さんの部署も営業部になっています。
このとき読み込んだCSVファイルを再度見てみます。
元データのシートが無くなり変更後のデータしか残っていません。
折角元データのバックアップもしつつレコードの編集もしようとしたのに、元データが無くなってしまいました。
（レコードの編集履歴から元データは一応確認可能ですが、複数レコードの確認は大変です。）
原因
このような現象が起こったのにはCSVというファイル形式が関係しています。
そもそもCSVとはComma Separated Valuesの略で、カンマで区切られたテキスト形式を指し、Excelファイルに出てくるシートという概念がそもそも存在しないのです。
その証拠に、kintoneとは関係なくCSVファイルにシートを追加して複数シートになっている状態でファイルを保存。
その後、再度CSVを開くとシートが1枚になっているはずです。
これが関係しアプリで”ファイルから読み込む”を利用したときに、今回のような現象が起こったということです。
対処法
では、これに対してどのようにすればよいのか。
シンプルに、アプリから書き出したファイル自体をコピーしておき、別のCSVファイルとして編集し読み込みを行うことです。
特別な操作や技術もいらないので、この方法が良さそうだと考えています。
プラグイン
今回、レコードの編集を一気にするときに元データが確認できなくなってしまったということが出てきたので少しプラグインの紹介をさせてください。
エムザスでは、便利なkintoneプラグインの開発をしています。
その一つにEMログというプラグインがあります。
EMログは、ユーザーのアプリに対する操作ログを記録するプラグインです。
kintone標準機能の監査ログでは取得できない操作も記録することができます。
また、EMログには削除したレコードを元の状態で復元する機能も搭載しています。
これを使えば、削除してしまうと大変なことになる重要なアプリデータを守ることができます。
またEMログの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。
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