こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、kintoneでルックアップでコピーされているフィールドを更新するときに注意すべきところがあったのでご紹介します。
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それでは、本題に入ります！
マスターデータの変更
kintoneでは様々なデータをアプリに追加して管理、活用していきます。
利用方法としては一般的に、社員情報や店舗情報などのマスターデータを用意しておき、そのデータを使って人事評価や異動履歴といったトランザクションデータを作成していくことが多いと思います。
データを使ってという部分についてはいろいろな使い方がありますが、よくある使い方としてルックアップフィールドでデータを参照するという方法があります。
例えば、以下のようなものです。
マスターデータである社員情報アプリには、社員番号と氏名があり
トランザクションデータである人事評価アプリには、社員番号（社員情報アプリをルックアップ）と氏名（社員番号選択時に社員情報の氏名をコピー）が設定されています。
このようにデータを管理することで、何度もいろいろなアプリで必要になる社員情報をその都度入力する手間が無くなり、社員情報に変更があった時にも簡単に他のアプリで使っているデータを更新することができます。
※自動で更新されるわけではないので注意です。
実際にやってみます。
社員番号0001の佐藤一郎のデータを使います。
社員情報アプリがマスターデータになるので、社員情報アプリの氏名を変更します。
佐藤一郎を田中一郎に変更しました。
この状態で人事評価アプリを確認します。
氏名は佐藤一郎のままです。
これが自動で更新されないという注意点の一つです。
このような場合、編集画面でルックアップフィールドを取得してあげると情報が更新されます。
アプリやレコードの数が少なければ、このように一つずつ取得してもできるかもしれませんが、アプリやレコードの数が多くなれば大変な手間になりますし更新漏れが出てくるかもしれません。
そのようなときはプログラムを使って一度に更新してしまう方が良いでしょう。
ただし、プログラムで更新する場合にも注意が必要です。
氏名を更新したいからといって、直接氏名フィールドの値を更新するようなプログラムを書いても、更新することはできません。
更新するためには、ルックアップフィールドを同じ値で上書きしてあげればOKです。
具体的には以下のようなコードになります。
const body = {
app: 人事評価アプリのID,
id: 社員番号0001のレコードのID,
record: {
社員番号: {
value: '0001' // 同じ値で上書き
}
}
};
await kintone.api(kintone.api.url('/k/v1/record.json', true), 'PUT', body);プラグインの紹介
このように、ルックアップフィールドを使っていろいろなアプリを効果的に連携することはとてもよく行われることです。
ですが、アプリの数が増えてきたりいろいろなユーザーがそれぞれ独自にアプリを作成していると、どのアプリとどのアプリが連携されているのか把握するのが難しくなり、マスターデータを更新したときにどのアプリまで確認をして情報を更新してあげなければならないのかわからなくなってしまいます。
そんなときにとても役立つプラグインがあります！
エムザスが開発しているEMdocMakerです。
EMdocMakerを使えば、アプリとアプリがどのようにルックアップや関連レコードで連携されているのか図として一目で確認することができます。
また、アプリ定義書を出力すればアプリの設定をExcelファイルで簡単に確認できます。
その他にも、kintone標準ではできないユーザー毎のアプリアクセス権の閲覧・変更など、
kintoneの管理者・開発者には必須といってもよい機能がいくつも搭載されています。
またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。
SI（システムインテグレーション）
こちらも紹介になります。
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