こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、kintoneでプロセス管理のステータスが変更されたときに実施する処理について、注意すべきところがあったのでご紹介します。
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それでは、本題に入ります！
プロセス管理
kintoneのプロセス管理とは、ワークフローを簡単に実装するための機能です。
例えば、経費申請や入社手続きなど、あらかじめ決まったフローで処理される一連の流れを設定することができます。
これにより、誰が、どの段階で、どのような作業を行うべきかを明確にし、承認や却下といったアクションを通じて、業務の進捗状況をリアルタイムに可視化することが可能になるものです。
公式のヘルプページはこちら
ステータス変更時の処理
プロセス管理には、フローの各フェーズを表すステータスが存在します。
例えば、経費申請であれば未処理→申請中→承認済みというフローの「未処理」「申請中」「承認済み」がそれぞれステータスということになります。
このステータスが変更されたときに何か処理を実施したい場合、JavaScriptを用いたプログラミングで対応することができます。
具体的には、app.record.detail.process.proceedというイベントを使って実装することができます。
例えば、ステータスが承認済みになったときユーザーへ正しく承認されたことを示すために、「承認されました。」というダイアログメッセージを表示したい場合、以下のように実装します。
公式のリファレンスページはこちら
kintone.events.on('app.record.detail.process.proceed', (event) => {
if(event.nextStatus.value == "承認済み"){
alert("承認されました。");
}
return event;
});2行目：nextStatusには変更後のステータスが入っているので、ここでは承認済みである場合という条件にしています。
注意点
これで、実装は完了といきたいところなのですが、注意すべきことがあります。
それはプロセス管理の作業者が複数存在しそれら全てのアクションが必要な場合です。
どういうものかというと、以下のようなものです。
フローは単純な一本道で、未処理→申請中→承認済みです。
ただ、申請中から承認済みに変更するときに、試験太郎と佐藤の2人全員の承認が必要という設定にしているところがポイントです。
このようにしている場合、以下のようになることが正しいはずです。
・申請中に試験太郎のみが承認する。（アラート「承認されました。」は表示されない）
・申請中に佐藤のみが承認する。（アラート「承認されました。」は表示されない）
・申請中に試験太郎、佐藤が承認する。（アラート「承認されました。」は表示される）
実際に確認してみます。
①ステータスが申請中、作業者が2人の状態で承認するを実行します。（ログインユーザーは試験太郎）
②アラートが表示されます。
③ステータスは申請中のまま、残る作業者は佐藤だけになっています。
ステータスが承認済みになっていないにも関わらず、アラートが表示されてしまいました。
これが注意点になります。
kintone内部の細かい仕組みについてはわからないのですが、おそらくapp.record.detail.process.proceedイベントの中のnextStatusはあくまでフロー上での次のステータスを示しているだけで、ユーザーがその承認するボタンを押下したときに実際にどのようにステータスが変化するかまでは見ていないということだと思われます。
対応策
ということで、この事象に対して以下のようにコードを書き換えることで対応しました。
kintone.events.on('app.record.detail.process.proceed', (event) => {
if(event.nextStatus.value == "承認済み"){
if(event.record.作業者.value.length == 1){
alert("承認されました。");
}
}
return event;
});3行目：作業者が何人いるか確認し、残り1人であればという判定を加えました。
これにより、今承認しようとしている人が作業者の最後の1人ということになり、実際にステータスが変更されたときにアラートを表示させることができました。
①ステータスが申請中、作業者が2人の状態で承認するを実行します。（ログインユーザーは試験太郎）
②ステータスは申請中のまま、残る作業者は佐藤だけになる。
③ログインユーザーを佐藤にして承認するを実行します。
④アラートが表示されます。
⑤ステータスが承認済みに変更されています。
今回はこのように対応しましたが、やりたいことや条件によって対応策は変わってくるかもしれません。
ガイドを読むだけではわからないこともあるので、今後もkintoneを実際に動かして更にうまく活用できるようにしていきたいです。
プラグインの紹介
プロセス管理図はアプリの設定画面から確認できますが、エムザスが開発しているEMdocMakerというプラグインでも確認することができます。
その他にもEMdocMakerはアプリ同士の連携状態が確認できるアプリ関連図や、アプリの設定内容をExcelファイル（アプリ定義書）として書き出したりそのアプリ定義書を読み込むことでアプリの設定を変更できる機能を搭載しています。
このプラグインを使えばどのタイミングでどのような設定が変更されたのかということを、ドキュメントとして残しておくことができ、定期的なアプリの棚卸しや開発資料として活用することができます。
アプリの管理や設計・開発をしている人には必須といってもよいほどの機能を備えています。
また、現在ユーザー毎のアプリのアクセス権を表示・変更する機能を開発中です。
人事異動や退職者への対応をするときに、ユーザーに対して適切なアクセス権が付与されているかを一目で確認することができ、その場で変更も可能です。
今後もEMdocMakerはkintoneやアプリの開発・管理を効率的にミスなく行うサポートプラグインとして発展していきます。
またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
無料ですぐに動きをお試しできる環境もご用意しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。
SI（システムインテグレーション）
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