こんにちは、エムザス ITサービス部です。
現在、kintoneは一般企業だけでなく、官公庁や自治体におけるDXの基盤としても採用が進んでいます。
ただし、kintoneは非常に便利なシステムなのですが、同時に運用上のリスクも抱えています。
特に、自治体における「数年ごとの人事異動による属人化（ブラックボックス化）」と、「住民情報などを扱うがゆえの厳格なセキュリティ管理」は、情報担当者や現場リーダーにとって頭の痛い問題です。
今回は、エムザスのプラグインを使ってこれらの課題をどうスマートに解決できるのか、具体的なお困りごととセットでご紹介します。
お知らせ①
🌟無料＆登録不要でプラグインのお試しが可能！🌟
kintoneユーザーの皆さん！
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それでは、本題に入ります！
お悩み①：「前任者の異動により、アプリの構造が誰も分からない」
【自治体の現場で起きること】
複雑なルックアップや関連レコードを駆使した便利なアプリ。しかし、作成した職員が異動してしまうと、後任者は手が出せなくなります。 「このフィールドを変えると、他のアプリに影響が出るのでは？」と怖くて改修できず、せっかくのアプリが”塩漬け”状態に…。
解決策①：EMdocMakerの「アプリ定義書・関連図作成機能」
エムザスが開発するプラグイン「EMdocMaker」を使えば、アプリの設計図を簡単にドキュメント化できます。
アプリ定義書の自動生成：
アプリの設定情報がExcelに出力されます。「どのフィールドがどう計算されているか、一覧設定のフィルタはどのようになっているか」など細かいところまで出力されるので、引継ぎ資料を作る時間が削減できます。
※以下はアプリ定義書（Excel）の一部をキャプチャしたものです。
アプリ関連図の可視化：
「このアプリは、どのアプリからルックアップされているか」など、つながりを図で出力できます。
これにより、「ここを修正しても、他の課が使っているアプリには影響しない」という影響範囲の調査が一瞬で完了し、安心して改修を行えます。
以下はアプリ関連図の一部をキャプチャしたものです。
お悩み②：「異動シーズン後、アクセス権の設定漏れがないか不安」
【自治体の現場で起きること】
4月や10月の大規模な組織改編。職員の所属が変わったのに、kintoneアプリ側のアクセス権設定が旧所属のまま残っていませんか？
「税務課から異動した職員が、まだ課税情報を見られる状態だった」といったミスは、情報漏洩事故に直結するため絶対に許されません。
しかし、数百あるアプリの設定を一つずつ画面で開いて確認するのは現実的ではありません。
解決策②：EMdocMakerの「アクセス権確認機能」
一目でチェック可能：
「誰が・どの組織が・どのような権限（閲覧・編集・削除など）を持っているか」を一覧表で出力します。
フィルタをかけることもできるので「本来アクセスできてはいけない部署や個人が含まれていないか」を即座に発見できます。
以下はアクセス権確認画面の一部をキャプチャしたものです。
監査対応のエビデンスに：
また、一覧表をExcelで出力可能なのでそのまま「アクセス権管理台帳」として保存できます。
監査時の報告資料としても活用可能です。
以下は出力したExcelの一部をキャプチャしたものです。
お悩み③：「誰がいつデータを見たか追跡・監査できるようにしたい」
【自治体の現場で起きること】
個人情報や機微なデータを扱う自治体業務では、「操作ログ」の重要性が民間企業よりも遥かに高いです。
「誰かがデータを不正に持ち出していないか」「いつこのデータが書き換えられたか」を問われた際、kintone標準のログ機能だけでは、検索性や保存期間、詳細なアクションの把握に限界を感じる場面があります。
解決策③：EMログプラグインの「ログ管理機能」
エムザスが開発するプラグイン「EMログ」を使えば、いつ誰がどのアプリでどのような操作を行ったのか記録することができます。
また、削除してしまったレコードの復元機能も付いているので誤操作による被害を食い止めます。
「見た」だけでも記録：
編集だけでなく「レコード詳細画面を開いた（閲覧した）」というアクションもログとして取得可能。
「業務に関係のない職員が興味本位で住民情報を検索していないか」といった抑止力としても機能します。
ログの長期保存と検索性：
ログデータを専用のkintoneアプリに蓄積することで、強力な検索機能を使って過去の操作履歴をすぐに抽出できます。
「万が一」の際の説明責任を果たすための強力な基盤となります。
以下はアプリに記録されたログ一覧画面の一部をキャプチャしたものです。
まとめ：プラグインを活用して「持続可能なkintone運用」を！
自治体のkintone活用を成功させるカギは、
「人が変わっても運用が回る仕組み」と「強固なガバナンス」です。
EMdocMakerで、アプリの中身と権限を可視化し、引継ぎとセキュリティチェックを確実に。
EMログで、日々の利用状況を監視し、住民からの信頼を守る。
エムザスのプラグインは、自治体DXを安全・安心に推進するための「守りの要」として皆様をサポートします。
プラグインのご紹介
今までご紹介してきたEMdocMakerとEMログの他にもエムザスで開発しているプラグインにEMsheetとEMレポというプラグインがあります。
◆EMsheetは、kintoneの一覧画面を「Excel」のような見た目と操作感に変えるプラグインです。
いちいち編集画面を開くことなく、一覧上で直接データを入力・修正できます。
Excelとのコピペや大量データの一括編集もサクサク行えるため、日々のデータ管理にかかる時間を大幅に削減します。
◆EMレポは、kintoneのデータをPDFやExcelファイルとして出力できるプラグインです。
「後で編集したい書類や関数を使う場合」はExcelで、「そのまま送付する請求書」はPDFで、といった使い分けが可能です。
さらに「出力枚数無制限」の定額制なので、コストや上限を気にせず大量に発行いただけます。
「まずは実際の操作感を試したい」という方のために、2つの方法をご用意しています。
①登録不要のデモ環境
Webサイトからアクセスするだけで、面倒な手続きなしに今すぐ実際の動きを体験できます。
デモ環境はこちら（ID/PWはどちらも、emxas_demo）
②貴社環境での無料トライアル
お申込みいただくことで、お客様自身のkintone環境にプラグインをインストールし、実際の業務データを使って効果を検証いただけます。（ご利用期間の制限はございます。）
お申込みフォームはこちら
ぜひお気軽に、その便利さを体験してみてください。
SI（システムインテグレーション）
こちらも紹介になります。
エムザスは「業務の効率化」「コスト削減」「DX推進」をサポート致します。
現在、次の様なお悩みを抱えておられませんでしょうか？
・業務システムが古い
・業務が特殊な為、パッケージソフトが無い
・手作業が多い
弊社は約20年、各種システムソフト受託開発、並びに、サイボウズ社kintoneアプリの構築など数多く手がけて参りました。経験豊富な当社エンジニアが、要件定義から開発・保守まで、ワンストップでお請けいたします。
＜システム開発例＞
・保険代理店情報共有管理アプリ（金融）
・出張報告管理アプリ（教育）
・乗務員点呼支援アプリ（運輸）
・工事業者管理アプリ（大手建設）
・営業支援アプリ（製造）
・工事、設備管理アプリ（大手電力会社）
・教育、入試管理アプリ（某最難関大学）
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